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Miserias y vicios de las reuniones de trabajo

Publicado el 22 julio 2016 by wellcomm

reuniones trabajo inútilesPor desgracia, es frecuente que recordemos buena parte de nuestras reuniones de trabajo como una miserable y lastimosa pérdida de tiempo y de energía. Aunque nos provoque inquietud reconocerlo, no abundan los profesionales capaces de planificar y liderar eficazmente reuniones con un mínimo de rigor y de sentido común.

La verdad, no hace falta ser Peter Drucker ni Stephen Covey para organizar una pequeña reunión de trabajo, pero a menudo dejamos nuestra inteligencia en el guardarropa y nos entregamos a una vorágine de despropósitos y desatinos cuando se trata de trabajar un rato en grupo, dialogando alrededor de una mesa.

El primer punto crucial a considerar es para qué sirve una reunión, cuál es el objetivo que nos ha llevado a convocarla y a ‘secuestrar’ el tiempo y el ánimo de varios de nuestros compañeros/as por espacio de una, dos, tres o ¡más horas…!

Una reunión puede convocarse para:

  • Informar
  • Formar
  • Recabar información que aportan los/as participantes
  • Intercambiar puntos de vista
  • Llegar a un acuerdo
  • Tomar decisiones
  • Resolver un conflicto
  • Generar nuevas ideas
  • Cohesionar el grupo y aumentar su nivel de motivación
  • Ofrecer feedback a los/as participantes respecto de su trabajo

En consecuencia, si estás pensando convocar una reunión profesional que no responde a alguno de los mencionados objetivos u otro similar, te sugerimos que lo valores durante unos minutos y consideres la posibilidad de inhibirte y dejar en paz de tus colegas, jefes y/o colaboradores. Olvida la reunión, ya tendrás ocasión de convocarla cuando sea realmente necesaria.

Fijar objetivos concretos

Pero, ¿por qué nos somos proclives a organizar reuniones inútiles que socavan la productividad y el clima de trabajo de una empresa? En efecto, con frecuencia, se programan reuniones que carecen de un objetivo operativo concreto y fundamentan su realización solo en razones psicológicas, sociales, caprichosas o meramente egocéntricas. Por ejemplo, es habitual que recuerdes haber tomado parte en reuniones totalmente superfluas en las que el único objetico reconocible era:

  • Cumplir con un ritual
  • Transmitir sensación de ‘dinamismo y eficacia’
  • Demostrar autoridad
  • Justificar una decisión ya tomada con anterioridad
  • Etc.

Lamentablemente, una estimable proporción de mandos intermedios, líderes organizacionales, jefes, barandas, prebostes, gurús y jerifaltes utilizan las reuniones para encubrir o soslayar algunas carencias en sus competencias profesionales más elementales e incurren en:

  • Falta de destrezas para afrontar el trabajo individual
  • Carencias personales para tomar decisiones en solitario
  • Gusto por la agitación
  • Búsqueda de interacción social
  • Etc.

En definitiva, cabe afirmar que las reuniones han de ser un instrumento útil para facilitar el trabajo colaborativo y nunca una argucia para ocultar carencias profesionales individuales o hacer valer posiciones de liderazgo autoritario. Una reunión a destiempo o inadecuadamente liderada supone una notable merma en la productividad individual de quienes la comparten, al tiempo que contamina e intoxica el clima laboral.

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